Pärast taolist mõtteharjutust on alati keegi, kes ütleb (sageli väikese pahameelenoodiga hääles), et koosolek pole ju ainult kulu – et ühisel kohtumisel võib tööga oluliselt edasi liikuda. See on tõsi – kas koosolek või muu arutelu lõpeb nö kasumis või kahjumis, sõltub aga sellest, kui põhjalikult on kohtumine ettevalmistatud ja kui oskuslik on olnud arutelujuht. Õnneks saab arutelujuhtimist õppida ja ka ettevalmistusprotsessis on mõned nipid, mis kohtumise edule kaasa aitavad. Järgnevalt vaatamegi neid nippe lähemalt.

Arutelul peab olema eesmärk

Kõige olulisem on mõelda läbi arutelu (olgu selleks siis koosolek, töötuba, laiemas ringis partneritega kohtumine või midagi neljandat) eesmärk. Eesmärk peaks olema selge ja ühe lausega sõnastatav, vastasel juhul pole inimeste kokku kutsumisel mõtet. Eesmärgiks võib olla  jõuda otsuseni, kaardistada erimeelsused, leida uudseid lahendusi, analüüsida probleemi, siluda suhteid või midagi muud, kuid see peaks olema nii iseenda kui arutelul osalejate jaoks selgelt sõnastatud. 

Mõnikord võib arutelul olla ka mitu eesmärki, kuid siis peaks olema selge, milline eesmärkidest on olulisem – kui kohtumise aeg hakkab otsa saama, tuleb teha valikuid. Eesmärgist lähtub ka arutelu formaat ning see, keda osalema kutsuda ja keda arutelu juhtima paluda (alati ei pea arutelu või koosoleku korraldaja seda ka juhatama). Oht on omavahel segamini ajada konkreetse arutelu ja üldiselt ettevõtte või asutuse tegevuste eesmärk. Kui ettevõtte üheks üldiseks eesmärgiks võib olla näiteks vähendada oma ökoloogilist jalajälge, siis koosoleku või arutelu eesmärk peaks olema konkreetsem – näiteks panna kokku ülesandepüstitus mõnele osakonnale, kaardistada ära, mida konkurendid ette on võtnud või leida üles argumendid, miks ettevõte selle teemaga peaks või ei peaks tegelema. Kui eesmärk on selge ja sõnastatud, saab hiljem vaadata, kas eesmärk sai täidetud ja kohtumisest oli kasu. 

Edu tagab arutelukava 

Kui eesmärk paigas, tasub liikuda arutelukava koostamise juurde. Mina ise teen kavasid ca 5-20minutilise täpsusega, sõltuvalt arutelu pikkusest. Koolitustel tuuakse peamise murena koosolekute juhtimise juures välja, et sageli kipub arutelu peateemast kõrvale kalduma. Et koosolek saaks teemas püsida, peab olema väga selge, mis teemaks on, aga sama selge ka see, mis täna teemaks ei ole. Kusjuures soovitan kohe koosoleku alguses öelda mõlemad välja – näiteks, et täna keskendume sellele, kuidas parandada müügitulemusi, kuid me ei räägi töötasudest. See, et me lepime kokku, et me tänasel koosolekul millestki EI räägi, ei tähenda, et see teema oleks ebaoluline või sellest ei peakski rääkima (ka see tasub, muide, kõva häälega kohtumise alguses välja öelda).  

Arutelukava oleks mõistlik jaotada osadeks, võttes olulisemad teemad võimalusel esimesena ette. Eriti põhjalik olles ning keerulisemate või konfliktsemate arutelude puhul, tasub võtta aega ka erinevate osapoolte argumentide kaardistamiseks. Kas tead, mis täpselt on osalejate seisukohad? Mida nad väidavad ning kas lisaks väitmisele, oskavad nad oma seisukohti ka lahti selgitada ja tõestada? Kui näib, et mõni osapool on jäänud vaid väitmise tasandile, on sinu rolliks arutelujuhi või koosoleku juhatajana paluda täpsustusi. 

Koostatud arutelukava peaks olema realistlik. Kui tundub, et teemasid sai etteantud ajaraami jaoks liialt palju, tasub selle asemel, et tempot lisada, võtta juba eos teemasid vähemaks. Inimeste tähelepanuvõime on üks universaalsemaid piiranguid mis iganes arutelu juures ning teadlased on kindlaks teinud, et töömälus suudab keskmine inimene hoida 7 +/- 2 ühikut. Seega kohe kindlasti ei tööta aruteluplaan, millel on kolm osa, millest iga osa on omakorda veel kolmeks jaotatud. Võlu peitub lihtsas ja konkreetses struktuuris. 

Arutelujuhi keeruline roll 

Arutelujuhina avastad end üsna keerulisest rollist, kuna pead korraga tegema väga mitut asja – kuulama, küsima, jälgima aega, vaatama, et kõigil oleks mugav vestluses osaleda ning sageli ka märkmeid tegema või protokollima. Seda viimast soovitan võimalusel paluda tegema keegi teine – eriti kui tegemist on põhjaliku protokolli, mitte üksikute märksõnade üles tähendamisega. Kuulamine on üks olulisemaid rolle ja eeldus õigete küsimuste küsimiseks. Kuulata saab mitmel eri moel, kuid arutelujuhina on kasulik mitte takerduda liialt detailidesse või emotsioonidesse, vaid kuulata struktuurselt ehk saada aru, kas kõneleja vastab esitatud küsimusele (või räägib millestki muust), kas esitatud väited on põhjendatud ja mõtteavaldus selge ning kuidas paigutub parajasti arutelu all olev teema üldisesse aruteluplaani. Kui paned kohe arutelu alguses paika mängureeglid – näiteks ütled, et võid sõnavõtte katkestada – on arutelu ajal palju lihtsam ning sageli aitavad ka teised arutelul viibijad korrale kutsuda neid, kelle sõnavõtt venib põhjendamatult pikaks või läheb teemast mööda.  

Struktuurne kuulamine võimaldab arutelujuhina teha ka vahekokkuvõtteid ja olla osalejatele justkui teejuhiks – eriti olulised on taolised vahekokkuvõtted pikemate ja keerulisemate teemade puhul. Arutelu alguses mängureegleid paika pannes on arutelujuhi rolliks veenduda, et kõik kohtumisel osalejad saavad teemast samamoodi aru ning vajadusel defineerida olulisemad või kesksed mõisted. Paljud arutelud jooksevad liiva just siis, kui alles poole arutelu pealt avastatakse, et ühe osapoole jaoks tähendab näiteks “võrdne ligipääs” hoopis midagi muud kui teise jaoks. Samas ei tasu defineerimisega ka liiale minna ja kinni jääda mõnda detaili, mis ei peaks üldse põhiküsimuseks olema. Hiljuti oli mul kogemus, kus vedasin arutelu teemal, milline näeb välja töö ja töötamine tulevikus ja kus üks osalejatest ütles, et tema ei saa osaleda, kui me pole ühiselt läbi arutanud, mis üldse on “töö”. Tema küsimusepüstitus oli õige, kuid ajapiirangu tõttu (aruteluks oli aega üks tund), ei saanud me defineerimisse takerduda ning pidime edasi liikumiseks toetuma tunnetatud ühisele arusaamale, tuues välja vaid mõned olulisemad märksõnad, mis tööd iseloomustavad. Taoliste olukordade puhul, kus mõnel osalejal on hingel küsimus või teema, mis otseselt kokkulepitud arutelu fookuseks ei ole, on hea nipp kasutada nn mõtete parkimisplatsi ehk panna õhku jäänud küsimused eraldi (ja kõigile silme ette) kirja, et need kaotsi ei läheks ja et küsijal tekiks tunne, et tema ideid on kuuldud. 

Kokkuvõtteks 

Ükskõik kas tegemist on töökoosoleku või mõne muu aruteluga, kehtib põhimõte, et rohkem ettevalmistust on alati parem kui mitte valmistuda. Kui inimesed, kogu oma eripäras ja huvide kirjususes, saavad kokku, et ühel või teisel teemal arutleda, ei lähe miski nagunii kunagi plaanipäraselt. Just sellepärast ongi oluline olla läbi mõelnud, mis on kohtumise eesmärk ja sellest tulenevalt, kuidas arutelu just selliselt üles ehitada ja läbi viia, et koosolekust oleks kasu, mitte kahju.